POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES

GMYA- GIRALDO MOSQUERA Y ASOCIADOS SAS

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, GMYA- GIRALDO MOSQUERA Y ASOCIADOS SAS  adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades, contractuales y  comerciales propias del objeto social con clientes y proveedores y  laborales con empleados  y socios.

 De esta manera, GMYA- GIRALDO MOSQUERA Y ASOCIADOS SAS, manifiesta que garantiza los derechos de la privacidad, la intimidad, el buen nombre, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. Todas las personas que en desarrollo de diferentes actividades  contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, llegaran a suministrar a GMYA- GIRALDO MOSQUERA Y ASOCIADOS SAS, cualquier tipo de información o dato personal, podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

NOMBRE DE LA ENTIDAD: es responsable del tratamiento de los datos personales GMYA- GIRALDO MOSQUERA Y ASOCIADOS SAS, que en adelante se denominará LA EMPRESA, identificado con Nit: 805.003.368-9, con sede principal en la Carrera 85B # 33-84, El caney, en la ciudad de Cali, Portal Web www.giraldomosquerayasociados.com  TELEFONOS: 3047678

  1. MARCO LEGAL
  • Constitución Política, artículo 15.
  •  Ley 1266 de 2008 Ley 1581 de 2012 Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010 
  • Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013 
  • Sentencias C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011, de la Corte Constitucional
  • Circular Externa 002 de 3 de noviembre de 2015- Superintendencia Industria y Comercio

 III. ÁMBITO DE APLICACIÓN: La presente política será aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos de GMYA- GIRALDO MOSQUERA Y ASOCIADOS SAS, respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales.

  1. DEFINICIONES: Para los efectos de la presente política y en concordancia con la normatividad vigente en materia de protección de datos personales, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. 

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la 

existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. 

Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero). Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. 

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos

  1. PRINICIPIOS: Para efectos de garantizar la protección de datos personales, GMYA- GIRALDO MOSQUERA Y ASOCIADOS SAS aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales:
  2. a) Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular; b) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento; c) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error; d) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de 

GMYA-GIRALDO MOSQUERA Y ASOCIADOS SAS en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan; e) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. Los datos personales, salvo la información pública, y lo dispuesto en la autorización otorgada por el titular del dato, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados; f) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de GMYA-GIRALDO MOSQUERA Y ASOCIADOS SAS se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; g) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. PARÁGRAFO PRIMERO: En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular podrá negarse a autorizar su Tratamiento.

  1. CONTENIDO DE LAS BASES DE DATOS En las bases de datos de la EMPRESA se almacena información general como nombre completo número y tipo de identificación, género y datos de contacto (correo electrónico, dirección física, teléfono fijo y móvil). En adición a estos, y dependiendo de la naturaleza de la base de datos, la EMPRESA puede tener datos específicos requeridos para el tratamiento al que serán sometidos los datos. En las bases de datos de empleados y contratistas se incluye, adicionalmente información sobre la historia laboral y académica, datos sensibles requeridos por la naturaleza de la relación laboral (fotografía, conformación del grupo familiar, datos biométricos). En las bases de datos se podrá almacenar información sensible con previa autorización de su titular, en cumplimiento de lo establecido en los artículos 5 y 7 de la ley 1581 de 2012.

VII. FINALIDAD La información recolectada por la EMPRESA tiene como propósito permitir el adecuado desarrollo de su objeto social como empresa de asesorías contables, tributarias y de revisoría fiscal, así como el desarrollo de Outsoursing contable. Además, la EMPRESA guarda la información necesaria para dar cumplimiento a deberes legales, principalmente en materia contable, societaria, y laboral. La información sobre clientes, proveedores, socios y empleados, actuales o pasados, se guarda con el fin de facilitar, promover, permitir o mantener relaciones de carácter laboral, civil y comercial y para  Informar sobre nuevos productos y/o servicios.

VIII: DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

 

  1. a) Conocer,   actualizar   y   rectificar   sus   datos.
  2. b) Solicitar   prueba   de   la   autorización   otorgada   a  GMYA-GIRALDO MOSQUERA Y ASOCIADOS SAS,   salvo   en   los   casos expresamente exceptuados en la Ley.
  3. c) Ser informado por  GMYA-GIRALDO MOSQUERA Y ASOCIADOS SAS, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

 

  1. d) Presentar  ante  la  Superintendencia  de  Industria  y  Comercio,  quejas  por  infracciones  a  lo dispuesto  en  la  Ley  1581  de  2012  y  las  demás  normas  que  la  modifiquen,  adicionen  o complementen.
  2. e) Revocar  la  autorización  y/o  solicitar  la  supresión  de datos, exceptuando  los casos en que el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos del Responsable o Encargado.
  3. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de  tratamiento. La información solicitada por el titular podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el titular.

 

Para ejercer sus derechos podrán solicitarlo mediante comunicación escrita  a malilianams@giraldomosquerayasociados.com   ó comunicándose a los teléfonos  Cali: Tels (2) 3047678 móvil 3163620090

 

  1. DEBERES  DE GMYA-GIRALDO MOSQUERA Y ASOCIADOS SAS COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
  2. a. Garantizar  al  Titular,  en  todo  tiempo,  el  pleno  y  efectivo  ejercicio  del  derecho  de  hábeas data.
  3. b. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  4. Informar  al  titular  sobre  la  finalidad  de  la  recolección  y  los  derechos  que  le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  5. Conservar  la  información  bajo  las  condiciones  de  seguridad  necesarias  para  impedir  su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  6. e. Garantizar  que  la  información  que  se  suministre  al  encargado  del  tratamiento  sea  veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  7. Actualizar  la  información,  comunicando  de  forma  oportuna  al  encargado  del  tratamiento, todas  las  novedades  respecto  de los datos  que  previamente  le  haya  suministrado  y adoptar las  demás  medidas  necesarias  para  que  la  información  suministrada  a  este  se  mantenga actualizada.
  8. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  9. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado.
  10. i. Exigir al Encargado del  Tratamiento  en  todo  momento,  el  respeto  a  las condiciones  de seguridad y privacidad de la información del Titular.
  11. Tramitar las consultas y reclamos formulados.
  12. k. Informar  al  Encargado  del  Tratamiento  cuando  determinada  información  se  encuentra  en discusión  por  parte  del  Titular,  una  vez  se  haya  presentado  la  reclamación  y  no  haya finalizado el trámite respectivo.
  13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
  • informar   a  la  autoridad  de   protección   de   datos   cuando   se   presenten   violaciones   a    los códigos   de  seguridad   y  existan  riesgos   en   la   administración  de  la   información   de   los Titulares.
  • Cumplir las instrucciones y  requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

 

  1. PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. Los titulares de Datos Personales, sin importar el tipo de vinculación que tengan con GMYA-GIRALDO MOSQUERA Y ASOCIADOS SAS., pueden ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y/o revocar la autorización otorgada de acuerdo con los siguientes procedimientos: A. Procedimiento para solicitar prueba de la autorización otorgada. La solicitud se radicará ante la EMPRESA a través de los datos de contacto aquí mencionados, indicando por lo menos, nombre completo del titular de la información y su número de identificación, lugar o dirección física o electrónica a la cual se le dará respuesta. Recibida la solicitud se enviará copia de la autorización, dentro de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá; en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. B. Procedimiento para actualizar información. El titular de los Datos Personales que esté interesado en actualizar la información suministrada y bajo Tratamiento por parte de GMYA-GIRALDO MOSQUERA Y ASOCIADOS SAS. o el Encargado del Tratamiento podrá enviar la información actualizada a través de alguno de los canales establecidos para tal fin como lo son el sitio web, correo electrónico del área encargada del Tratamiento de Datos Personales C. Procedimiento para rectificar y suprimir información y/o revocar autorizaciones. Cuando el titular de la información pretenda rectificar, suprimir y/o revocar autorizaciones para el Tratamiento de Datos Personales presentará una solicitud de acuerdo con lo siguiente: La solicitud debe ser dirigida a  LA EMPRESA, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la misma, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si la solicitud resulta incompleta, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de ésta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido. En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibida la solicitud completa, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que la solicitud sea decidida. El término máximo para atender la solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

AVISO DE PRIVACIDAD

GMYA- GIRALDO MOSQUERA Y ASOCIADOS SAS

NIT. 805.003.368-9

www.giraldomosquerayasociados.com

malilianams@giraldomosquerayasociados.com

Carrera 85 B  #  33-84 El Caney – Cali

Teléfonos: (2) 3047678

 

Dando cumplimiento a lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013 informa que con anterioridad a la vigencia de las citadas normas, ha tratado y manejado datos de sus clientes, proveedores, empleados, contratistas y relacionados en el marco del giro ordinario de su gestión y objeto social como empresa de asesorías contables, tributarias y de revisoría fiscal, así como el desarrollo de Outsoursing contable. 

Sus datos personales, que en ningún caso serán datos catalogados como sensibles, serán incluidos en una base de datos y serán utilizados para las siguientes finalidades:

  1. Realizar actividades de promoción de nuestros productos y servicios profesionales
  2. Facilitar a nuestros clientes información que les permita acceder a información de carácter contable y tributario de su interés.
  3. Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con nuestros clientes, proveedores, y empleados
  4. Informar sobre cambios de nuestros productos y/o servicios
  5. Evaluar la calidad de nuestros productos y/o servicios.

 

De conformidad con los procedimientos contenidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los Titulares podrán en cualquier momento, ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y/o suprimir sus datos personales enviando su solicitud por escrito a malilianams@giraldomosquerayasociados.com